حسابداری با اکسل روی حدود ده تابع می چرخد، نه روی آن فهرست چندصدتایی که موقع تایپ علامت مساوی جلوی چشمتان باز می شود. VLOOKUP یا XLOOKUP، SUMIFS، COUNTIFS، ROUND، EOMONTH و TRIM بخش بزرگی از کار روزانه یک دفتر کوچک را می بندند. بقیه توابع وجود دارند چون یک نفر جایی به آنها احتیاج داشته، نه چون شما باید یادشان بگیرید.
و حالا چیزی که فروشنده دوره معمولا نمی گوید. دوره مقدماتی اکسل هیچکدام از این توابع را آموزش نمی دهد. هیچکدام.
دوره مقدماتی اکسل واقعا چه چیزی یاد می دهد
این را حدس نزدیم. پوشه ویدیوهای دوره مقدماتی اکسل را باز کردیم و درس به درس شمردیم: ۳۴ ویدیو در ۱۳ بخش، به همراه ۶۸ فایل زیرنویس و دو آرشیو فشرده که یکی فایل های تمرین است و دیگری واژه نامه. بخشی که اسمش «فرمول ها و توابع» است سه درس دارد و در کل این سه درس فقط دو تابع معرفی می شود: SUM و AVERAGE.
بقیه دوره چیز بدی نیست، فقط کار دیگری می کند. قالب بندی سلول، تنظیم ارتفاع سطر و عرض ستون، آماده کردن برگه برای چاپ، ساخت نمودار، ثابت نگه داشتن سطر عنوان، مرتب سازی و فیلتر، PivotTable، رمزگذاری روی برگه و اشتراک گذاری فایل. اینها مهارت های پایه کار با نرم افزار است و اگر تا امروز اکسل باز نکرده اید لازمشان دارید. اما هیچکدام کار حسابداری نیست.
تفاوت را اینطور ببینید: با دوره مقدماتی می توانید یک جدول تمیز بسازید. برای اینکه آن جدول به سوال «فروش شعبه دو در تیر چقدر بود» جواب بدهد، به دوره بعدی احتیاج دارید.
ده کاری که واقعا سر ماه انجام می دهید
این جدول را از روی کارهایی نوشتیم که در یک دفتر کوچک تکرار می شوند، و ستون سوم را از روی فهرست واقعی درس های دوره توابع پیشرفته اکسل پر کردیم. ۶۳ ویدیو در ۱۲ بخش، با ۱۲۶ فایل زیرنویس و یک آرشیو فایل تمرین.
| کاری که می کنید | تابعی که آن را انجام می دهد | کجا آموزش داده می شود |
|---|---|---|
| پیدا کردن نام حساب از روی کد حساب | XLOOKUP یا VLOOKUP | بخش توابع جستجو و مرجع |
| جمع فروش یک شعبه در یک بازه تاریخی | SUMIFS | بخش توابع شرطی |
| شمردن فاکتورهای پرداخت نشده | COUNTIFS | بخش توابع شرطی |
| گرد کردن مبلغ به نزدیک ترین صد یا هزار | ROUND و MROUND | بخش توابع ریاضی |
| پیدا کردن روز آخر ماه مالی | EOMONTH | بخش تاریخ و زمان |
| حساب کردن سررسید چک سه ماهه | EDATE | بخش تاریخ و زمان |
| شمردن روزهای کاری بین دو تاریخ | NETWORKDAYS | بخش تاریخ و زمان |
| جدا کردن بخشی از یک رشته، مثل کد شعبه از شماره فاکتور | LEFT، RIGHT و MID | بخش توابع متنی |
| تمیز کردن فاصله های اضافی داده ای که از سامانه دیگری آمده | TRIM | بخش توابع متنی |
| جمع زدن گروه ها بدون دوباره شمردن جمع کل | SUBTOTAL | بخش توابع شرطی |
ده ردیف. اگر اینها را بلد باشید و بلد باشید کی کدام را بردارید، از خیلی از کسانی که «اکسل بلدند» جلوتر هستید.
جستجو در جدول: جایی که بیشترین وقت تلف می شود
هر کسی که با اکسل حساب نگه داشته، دستکم یک بار نصف یک بعدازظهر را صرف این کرده که چرا VLOOKUP جواب اشتباه می دهد. دو دلیل تقریبا همیشگی دارد. اول اینکه آرگومان چهارم را خالی گذاشته اید و تابع به جای تطابق دقیق دنبال نزدیک ترین مقدار می گردد. دوم اینکه یک ستون وسط جدول اضافه شده و شماره ستونی که در فرمول نوشته بودید دیگر به آن ستون قبلی اشاره نمی کند. فرمول خطا نمی دهد. فقط عدد غلط برمیگرداند، که بدتر است.
نظر ما: اگر نسخه اکسل شما تابع XLOOKUP را دارد، از همان شروع کنید و اصلا سراغ VLOOKUP نروید. تطابق دقیق حالت پیش فرضش است، می تواند ستون سمت چپ را هم بخواند، و با اضافه شدن ستون خراب نمی شود. اگر نسخه شما قدیمی تر است، ترکیب INDEX و MATCH همان کار را می کند و در بخش توابع جستجوی دوره پیشرفته سه درس پشت سر هم به آن اختصاص داده شده.
یک عادت که ارزش وقت گذاشتن دارد: به محدوده ها اسم بدهید. به جای اینکه در فرمول بنویسید Sheet2!B2:F900، همان محدوده را AccountTable صدا بزنید. سه ماه بعد که برمیگردید سراغ فایل، تفاوتش را می فهمید.
تاریخ، و مشکلی که مخصوص ماست
توابع تاریخ اکسل خوب کار می کنند و EOMONTH برای بستن ماه مالی دقیقا همان چیزی است که می خواهید. اما دو چیز را کسی در دوره های عمومی به شما نمی گوید، چون آن دوره ها برای ما نوشته نشده اند.
اول، تقویم. اکسل تاریخ را میلادی می فهمد. تاریخ شمسی برای اکسل یک رشته متن است، نه تاریخ، و تفریق دو رشته متن جواب نمی دهد. راه معمولش این است که یک ستون کمکی با تاریخ میلادی نگه دارید و محاسبات را روی آن انجام دهید، و ستون شمسی فقط برای نمایش باشد. زشت است، ولی کار می کند و قابل ردیابی است.
دوم، آخر هفته. NETWORKDAYS به صورت پیش فرض شنبه و یکشنبه را تعطیل حساب می کند، که برای ما غلط است و کسی هم متوجهش نمی شود چون عدد قابل قبولی برمیگرداند. نسخه ای که آرگومان آخر هفته می گیرد NETWORKDAYS.INTL است. تعطیلات رسمی را هم باید خودتان در یک محدوده جدا فهرست کنید، هیچ نسخه ای از اکسل تقویم تعطیلات ایران را از قبل نمی داند.
کی باید اکسل را ببندید
این بخش را هیچ دوره ای که می خواهد دوره اکسل بفروشد نمی نویسد، و دقیقا به همین دلیل مهم است.
اکسل ابزار تحلیل و گزارش و مغایرت گیری است. دفتر رسمی نیست. سه جا باید کنارش بگذارید. وقتی بیش از یک نفر همزمان روی فایل کار می کند و هر بار یک نسخه «نهایی نهایی۲» ساخته می شود. وقتی به رد ممیزی احتیاج دارید، یعنی باید بدانید چه کسی چه عددی را کی عوض کرده، چون اکسل این را برایتان نگه نمی دارد. و وقتی خروجی شما باید به اظهارنامه و سامانه های رسمی وصل شود.
محدودیت فنی هم هست، هرچند معمولا خیلی قبل از آن به مشکل می خورید: هر برگه اکسل حداکثر ۱۰۴۸۵۷۶ سطر دارد و این عدد در مشخصات رسمی اکسل آمده. فایلی که به این حوالی برسد مدت ها قبلش کند و شکننده شده است.
ماکرو و VBA به دردتان می خورد یا نه
جواب کوتاه برای بیشتر حسابدارها: فعلا نه.
یک معیار ساده داریم. اگر هر هفته همان پانزده کلیک را روی همان فایل تکرار می کنید، ماکرو ارزش یاد گرفتن دارد. اگر نه، وقتی که صرف VBA می کنید بازدهی بیشتری در توابع شرطی و جستجو دارد.
وقتی به آن نقطه رسیدید، دوره ماکرونویسی در اکسل با ۲۷ ویدیو در ۸ بخش از ضبط کردن ماکرو شروع می کند و در بخش پایانی یک پروژه کامل را از اول تا آخر جلو می برد، که برای شروع کافی است. دوره ویژوال بیسیک برای اکسل جدی تر است، ۴۷ ویدیو در ۱۰ بخش، و عملا برنامه نویسی یاد می دهد: متغیر، حلقه، مدیریت خطا، رویدادها. اگر هدفتان ساختن ابزاری است که بقیه تیم هم از آن استفاده کنند، این دومی است.
ترتیبی که پیشنهاد می کنیم
- اگر تا امروز جدی با اکسل کار نکرده اید، دوره مقدماتی را بردارید ولی کل ۳۴ درس را پشت سر هم نبینید. بخش های ورود داده، مرتب سازی و فیلتر، PivotTable و چند برگه ای کار کردن را ببینید و بخش چاپ و نمودار را بگذارید برای وقتی که واقعا لازمشان شدید.
- بعد مستقیم بروید سراغ دوره پیشرفته. بخش های توابع شرطی، جستجو و مرجع، تاریخ و زمان و توابع متنی، به همین ترتیب. این چهار بخش همان ده ردیف جدول بالا هستند.
- ماکرو فقط وقتی معیار تکرار هفتگی برقرار شد.
اگر همین حالا سر کار هستید و وقت ندارید، فقط بخش توابع شرطی و بخش جستجو را ببینید. با SUMIFS و XLOOKUP بیشتر گزارش های ماهانه یک دفتر کوچک ساخته می شود.
سوال های پرتکرار
آیا اکسل برای حسابداری مناسب است؟
برای گزارش گیری، مغایرت گیری، بودجه بندی و تحلیل بله، و برای دفاتر کوچک اغلب کافی است. به عنوان دفتر رسمی و جایی که سابقه تغییرات باید نگه داشته شود نه، چون اکسل رد ممیزی و کار همزمان چندنفره را پوشش نمی دهد.
اکسل در حسابداری به چه معناست؟
یعنی استفاده از صفحه گسترده برای کارهایی که نرم افزار حسابداری یا انجام نمی دهد یا انعطافش را ندارد: ساختن گزارش دلخواه، مقایسه خروجی دو سامانه با هم، بودجه و پیش بینی، و تمیز کردن داده ای که از جای دیگری آمده. عملا لایه ای است بین سامانه رسمی و چیزی که مدیر می خواهد ببیند.
مهم ترین توابع اکسل در حسابداری کدامند؟
همان ده ردیف جدول بالا. اگر بخواهیم به پنج تا خلاصه کنیم: XLOOKUP یا VLOOKUP برای وصل کردن دو جدول، SUMIFS و COUNTIFS برای جمع و شمارش شرطی، ROUND برای گرد کردن مبالغ، و EOMONTH برای کار با پایان دوره.
سرفصل های دوره اکسل در حسابداری چیست؟
ما دوره ای با عنوان «اکسل در حسابداری» نداریم و ترجیح می دهیم صریح بگوییم به جای اینکه اسم یک دوره عمومی را عوض کنیم. مسیری که در این مطلب پیشنهاد شد از دو دوره ساخته می شود: مقدماتی برای کار با خود نرم افزار و پیشرفته برای توابع. سرفصل های واقعی هر دو روی صفحه همان دوره فهرست شده و تعداد درس ها همان است که اینجا آوردیم.
یک هشدار آخر. اگر کارفرما از شما «تسلط به اکسل» خواسته و منظورش گزارش گیری از یک سامانه خاص است، هیچ دوره عمومی اکسلی این را حل نمی کند و باید مستندات همان سامانه را بخوانید. بقیه دوره های این حوزه در آموزش های کامپیوتر فهرست شده است.
تعداد درس ها و فایل های هر دوره در مرداد ۱۴۰۵ از روی محتوای واقعی همان دوره شمرده شده است.
هنوز دیدگاهی ثبت نشده است
نظر، تجربه یا پرسش شما برای دیگران ارزشمند است؛ اولین نفری باشید که دیدگاه میگذارد.