Rubens Vertrag nennt 37 Stunden, und er prüft Tragwerke in einem Ingenieurbüro in Bocholt. In der Woche, die er nachgerechnet hat, bekamen die statischen Berechnungen 13 Stunden. Nicht weil die Woche schlecht lief. Das war eine gewöhnliche Woche im Oktober, und die anderen 24 Stunden waren vor Montag schon vergeben.
Wiederkehrende Besprechungen nahmen 9 Stunden, eingetragen von jemandem, der das Büro vor zwei Jahren verlassen hat. Das gemeinsame Postfach nahm 6 Stunden, gelesen in Bruchstücken über jede Stunde jedes Tages. Baustellentermine und Fahrten nahmen 5 Stunden an zwei Vormittagen, keiner davon verhandelbar. Unterbrechungen und das Wiedereinlesen danach nahmen 4 Stunden.
Was übrig bleibt, ist die Zahl, um die es geht. Die Zahl, gegen die geplant wird, ist der Rest, nachdem die Woche schon ausgegeben ist. Ruben hatte gegen 37 geplant und sich gewundert, warum der Freitag jedes Mal eine Überraschung war.
Diese Rechnung ändert, was ein Plan überhaupt ist. Vier Prüfungen zu je drei Stunden passen nicht in 13 Stunden, sobald die dritte einen Rückruf braucht, und der ehrliche Plan lautet deshalb drei Prüfungen und eine benannte Lücke. Wer gegen den Vertrag plant, baut eine Woche, die am Mittwoch scheitert, und schließt daraus, er sei langsam. Derselbe Mensch, der gegen den Rest plant, erledigt, was er zugesagt hat.
Und die Zahlen musste Ruben nicht sammeln. Die Zeiterfassung, die es schon gibt, ist das Protokoll Ihrer Woche: Seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 gilt hier die Pflicht, Arbeitszeit zu erfassen, hergeleitet aus §3 Absatz 2 Nummer 1 des Arbeitsschutzgesetzes. Das Büro führt sie seither. Ruben hat sie geführt und nie gelesen.
Die gesetzliche Woche: was §4 und §5 ArbZG aus 37 Stunden machen
Die zweite deutsche Zahl steht daneben und wird noch seltener nachgerechnet. Nach §4 ArbZG ist die Arbeit bei mehr als sechs bis zu neun Stunden durch mindestens 30 Minuten Pause zu unterbrechen, bei mehr als neun Stunden durch 45 Minuten, und Pausen sind keine Arbeitszeit. Bei 37 Stunden auf fünf Tage sind das 7,4 Stunden am Tag und damit eine halbe Stunde täglich. 37 Stunden Arbeit sind 39,5 Stunden Anwesenheit.
Die dritte Zahl steht am Abend. Nach §5 ArbZG stehen elf Stunden ununterbrochene Ruhezeit zwischen zwei Arbeitstagen. Wer um 22 Uhr noch eine Prüffrage beantwortet, schiebt den frühesten zulässigen Beginn des nächsten Tages auf 9 Uhr, und das ist keine Frage der Selbstdisziplin, sondern eine Rechengröße. §3 ArbZG hält die Obergrenze bei acht Stunden werktäglich und lässt zehn nur zu, wenn der Schnitt über sechs Kalendermonate oder 24 Wochen wieder bei acht liegt.
Das Wiedereinlesen kostet: die Minuten, die niemandem berechnet werden
Ruben hat das zwei Wochen lang gestoppt, weil er es nicht glaubte. Die Frage einer Kollegin um zwanzig nach elf, wirklich eine Zweiminutenfrage, kostete zwei Minuten Antwort und weitere 19, bis der Lastfall, in dem er steckte, wieder Sinn ergab. Eine Unterbrechung kostet das Wiedereinlesen, nicht die Minuten, die sie gedauert hat. Sechs davon an einem Tag sind der halbe Nachmittag, und keine einzige taucht irgendwo als aufgewendete Zeit auf.
Daraus folgt die nützliche Messung, denn Stunden sind für diese Sache die falsche Einheit. Zählen Sie die Anläufe, nicht die Stunden. Eine Prüfung, einmal angefangen und fertig gemacht, dauert ungefähr drei Stunden. Dieselbe Prüfung, fünfmal angefangen, dauert ungefähr fünf und ist schlechter, weil jeder Neustart dieselben vier Seiten noch einmal liest, um den Ansatz wiederzufinden. Die Zahl der Anläufe ist zählbar, sie ist ehrlich, und anders als ein Gefühl von Betrieb bewegt sie sich, wenn etwas repariert wurde.
Die besten Stunden zuerst: wohin die schwere Sache gehört
Die andere Hälfte derselben Rechnung ist, aus welchen Stunden der Rest besteht, denn 13 Stunden von Rubens bester Aufmerksamkeit und 13 Stunden von seiner schlechtesten sind nicht dieselben 13 Stunden. Seine gute Strecke sind die ersten beiden Stunden am Morgen, und genau dort ist der Kalender für andere am leichtesten zu buchen. Legen Sie die schwere Sache dorthin, wo Ihre besten Stunden ohnehin liegen, und die Besprechungen in den Rest.
Darunter liegt die Liste, und dort trägt eine einzige Regel fast alles. Eine Aufgabe ohne Verb ist keine Aufgabe. Halle Süd ist ein Betreff und steht in fünf Wochen noch da; den Nachweis für die Kranbahn schreiben lässt sich in den vier Minuten vor einer Besprechung anfangen, und aus diesen vier Minuten kommt überraschend viel fertige Arbeit.
Geführt und nie gelesen: wo dieser Leser stehen bleibt
Hier bleiben die meisten stehen, und der Stillstand hat in Deutschland eine eigene Gestalt. Das Protokoll der eigenen Woche liegt seit Jahren vor. Es wird für den Betrieb geführt und nie für sich selbst geöffnet, und deshalb ist die einzige Zahl, die jede Entscheidung auf dieser Seite braucht, gleichzeitig vorhanden und unbekannt.
Die zweite Hälfte sieht hier ebenfalls anders aus, als der übliche Ratschlag beschreibt. Gesammelt werden nicht Programme, sondern Ordnung: eine gepflegte Ablage, ein sauberer Kalender, eine Wiedervorlage, die funktioniert. Das ist echte Arbeit und es sieht deshalb nicht nach Ausweichen aus. Nur rührt nichts davon an die 9 Stunden geerbte Besprechungen oder die 6 Stunden Postfach, weil beide von anderen Menschen festgehalten werden, und jede Stufe über der ersten kostet jemand anderen etwas.
Ein System trägt an einer einzigen Stelle, der festen Stunde für die Liste. Alles wird angesehen, das meiste gestrichen, und die nächste Woche wird gegen den Rest geplant statt gegen den Vertrag. Eine Stunde am Freitag in einem Heft schlägt jedes Programm, das an einem Sonntag eingerichtet wurde.
Die Stufen
Fünf Sprossen, und kein Programm hebt jemanden eine höher
Jede Sprosse setzt die darunter voraus, und ab der zweiten kostet jede etwas, das ein anderer Mensch hergeben muss.
- 05Die Liste wird auch ohne Lust neu entschiedenEine feste Stunde, die eine schlechte Woche übersteht
- 04Angefangenes wird fertigIn Anläufen gezählt, weil Stunden die Neustarts verbergen
- 03Zwei dieser Stunden sind verteidigtGegen andere gebucht, mit Namen, und gehalten
- 02Sie kennen den Rest, den die Arbeit bekommtNicht die Vertragszahl, sondern das, was nach den Buchungen übrig ist
- 01Sie wissen, wohin die letzte Woche gingAbgelesen statt erinnert, und die Ablesung liegt schon vor
Die erste Sprosse ist in Deutschland geschenkt und wird trotzdem übersprungen. Die zweite ist die, an der aus einer Zahl eine Planung wird.
Zählen zuerst: die Reihenfolge, die das Schaufenster nahelegt, fängt hinten an
Zuerst zählen: Zeit ist der einzige Bereich, der vor den anderen kommen muss, weil alles danach eine Entscheidung über eine Zahl ist, die noch niemand hat. Dann Konzentration, wo das Wiedereinlesen angegriffen wird. Dann Arbeitssysteme, die sich erst lohnen, wenn es eine echte Woche gibt, auf der sie laufen können, und Gewohnheiten, die den Freitagstermin halten, wenn die Begeisterung weg ist.
Das Schaufenster fängt beim System an, weil das der Teil ist, der sich kaufen und an einem Sonntagnachmittag einrichten lässt. Was daran bricht, ist nicht vage: Eine Methode, auf eine ungezählte Woche gelegt, verplant Stunden, die es nie gab, scheitert in Woche zwei, und geschlossen wird daraus, diese Methode sei die falsche gewesen. Die drei Bereiche mit dem höchsten Ertrag werden zuletzt gelesen. Notizen und Wissen zählt erst, wenn etwas fertig wird, das aufzuheben sich lohnt. Lernen lernen bringt auf dieser Seite am meisten und fast niemand kommt deswegen. Denken entscheidet, ob die fertige Arbeit die richtige war, und das rettet kein Verfahren nachträglich.
Drei Dinge, eine Zahl: was 2026 zu öffnen ist
Die Zeiterfassung des Betriebs, ob sie nun Clockodo oder Personio heißt oder eine Tabelle im Netzlaufwerk ist, kostet nichts und liegt vor. Abgelöst hat sie die Schätzung der eigenen Woche aus dem Gedächtnis, und die ist in eine bestimmte Richtung falsch: Was sich nach Arbeit anfühlte, wird erinnert, die Bruchstücke nicht, und so werden aus 6 Stunden Postfach ungefähr eine, wenn jemand seine eigene Woche beschreibt.
Eine Liste an einer Stelle, und das ist Microsoft To Do oder Todoist oder eine Textdatei auf dem Rechner, wobei die Wahl dazwischen weit weniger zählt als die Zahl der Orte. Beide Programme haben eine kostenlose Stufe. Abgelöst haben alle drei die Liste im Kopf mit drei Haftzetteln als Sicherung, und behoben wird damit keine Unordnung, sondern die zwanzig Sekunden, die jede Stunde für das Wiedererinnern draufgehen.
Kalenderblöcke in Outlook, kostenlos mit dem Konto des Betriebs, sind der Weg, auf dem die beiden Morgenstunden aufhören, buchbar zu sein. Abgelöst haben sie die Hoffnung, der Nachmittag werde schon frei bleiben. Der Fehler ist der Block ohne Namen: Einen unbenannten Block verschiebt, wer darüber bucht, Sie selbst eingeschlossen, während einer, der die Prüfung nennt, um die es geht, einen Dienstag übersteht.
Wo dieses Fach aufhört: die neun Stunden, die jemand anderes gebucht hat
Das ist die Fassung der Arbeit ohne einen zweiten Menschen darin, und sie reicht nicht mehr, sobald jemand wartet. Gehört der Termin einer Gruppe, heißt das Fach Projektmanagement, und die Restrechnung läuft über vier Kalender statt über einen. Die Postfachhälfte der Zählung ist ein Schreibproblem, bevor sie ein Ablageproblem ist, und das ist Kommunikation: Rubens 6 Stunden bestehen überwiegend aus unklaren Nachrichten anderer, und die, die er selbst schickt, verschlechtern eine fremde Zählung. Die Abrufmethoden, die der Lernbereich unterrichtet, stehen ausführlich in Lernmethoden. Darüber steht Arbeitsorganisation.
Die Frage, die keiner der sieben Bereiche unten beantwortet, ist die, die Rubens Zählung tatsächlich stellt. Die 9 Stunden wiederkehrender Besprechungen hat jemand eingetragen, der nicht mehr im Haus ist, und kein Verfahren, das Ruben allein einführt, nimmt sie weg. Das ist ein Gespräch über einen Kalender, und es ist mehr wert als jede andere Stunde auf dieser Seite. Ob es überhaupt eine Frage der Selbstorganisation ist oder eine ganz andere, entscheidet sich in Besprechungen.