Kerstin Ahlborn pflegt die Artikelliste einer Baustoffhandlung in Gütersloh und braucht einen Preis neben einer Artikelnummer. Jede Anleitung, die sie gefunden hat, benutzt XLOOKUP. Auf ihrem Rechner heißt die Funktion anders, und in ihrer Fassung gibt es sie überhaupt nicht. Die Stunde, in der sie annahm, sich vertippt zu haben, ist die am häufigsten verlorene Stunde in diesem Fach.
Ihre Fassung erledigt dieselbe Sache mit zwei Funktionen statt einer. =INDEX(Preise;VERGLEICH(A2;Codes;0)) nimmt die Nummer in A2, sucht, in welcher Zeile von Codes sie steht, und gibt diese Zeile aus Preise zurück. INDEX und VERGLEICH gibt es in jeder Fassung, die noch jemand benutzt, und das seit zwanzig Jahren. Die Null am Ende von VERGLEICH heißt genaue Übereinstimmung; wer sie weglässt, bekommt den Preis eines anderen Artikels und merkt es an einem Freitag.
Preise und Codes sind keine Zellbezüge, die in die Formel getippt wurden, sondern Namen, die zwei Spalten einmal bekommen haben, im Register Formeln unter Namen definieren. Benennen Sie einen Bereich einmal, und die Formel bricht nicht, wenn eine Spalte umzieht. Das ist der Unterschied zwischen einer Mappe, die es übersteht, dass jemand im März eine Spalte einfügt, und einer, die von da an still den falschen Preis liefert.
Dieselbe Idee trägt die zweite Funktion, die hier zählt. =SUMMEWENNS(Stunden;Person;A2;Monat;B2) addiert die Spalte Stunden für jede Zeile, in der Person zu A2 und Monat zu B2 passt. Zwischen dieser und dem Nachschlagen darüber liegt fast alles, was von einer Bürotabelle je verlangt wird.
Der Name statt des Knopfs: und in Deutschland sind es zwei Namen
Jede Idee in diesen Programmen hat einen Namen, und wer den Namen kennt, findet die Sache in einer Fassung, die er nie geöffnet hat. Hier trägt sie zwei. Named range heißt benannter Bereich, Heading 1 heißt Überschrift 1, Slide Master heißt Folienmaster, Conditional formatting heißt Bedingte Formatierung, Data validation heißt Datenüberprüfung, Freeze panes heißt Fenster fixieren.
Fragen Sie, wie etwas heißt, und lernen Sie beide Namen dazu. Der deutsche Name findet den Menüpunkt, der englische findet die Erklärung, und wer nur einen davon hat, sitzt entweder vor einer Anleitung, die auf seinem Rechner nichts trifft, oder vor einem Menü, in dem er den Begriff aus der Anleitung nicht wiederfindet. Die Liste ist kurz. Sie einmal danebenzulegen ist die billigste halbe Stunde in diesem Fach.
Die CSV mit dem Semikolon: was ein Doppelklick anrichtet
Weil das Komma hier das Dezimalzeichen ist, kann es nicht zugleich die Felder trennen. Eine CSV aus einem deutschen System ist mit Semikolon getrennt, und ein Doppelklick öffnet sie so, wie Excel sie erwartet, und nicht so, wie sie gebaut ist. Kerstins Artikelliste aus dem Warenwirtschaftssystem landet dabei vollständig in Spalte A.
Öffnen Sie sie über Daten, Aus Text/CSV, und nicht mit einem Doppelklick. Dort werden Trennzeichen und Dezimaltrennzeichen ausgewählt, und dort bekommt jede Spalte einen Datentyp. Das ist die Stelle, an der die Artikelnummern gerettet werden: 03-2026 wird sonst zu März 2026, und 1.5 wird zum 1. Mai. Setzen Sie die Spalte auf Text, bevor die Datei geladen ist, denn nachher ist die Nummer weg und nicht bloß falsch angezeigt.
Zwei Ideen halten: die Formatvorlage und der Folienmaster
Word hat eine, und sie hat dieselbe Form wie der benannte Bereich. Eine Überschrift in 16 Punkt fett ist keine Überschrift, sondern fetter Fließtext, und Word kann sie nicht von einem Satz unterscheiden, den jemand betont hat. Weisen Sie stattdessen Überschrift 1 und Überschrift 2 zu, und drei Dinge geschehen auf einmal, die keine Handformatierung erzeugt: Das Inhaltsverzeichnis baut sich selbst und aktualisiert sich, der Navigationsbereich wird zu einem benutzbaren Verzeichnis, und das Aussehen aller Überschriften in einem Bericht über 60 Seiten zu ändern ist eine Änderung statt sechzig.
Bei PowerPoint heißt dieselbe Idee Folienmaster. Ändern Sie die Schrift im Folienmaster, nicht auf den Folien, dann bleibt die Mappe stimmig, wenn im nächsten Monat jemand eine Folie hinzufügt, indem er eine alte kopiert. Folie für Folie funktioniert auch, und es hält bis zu der Person, die nicht im Raum war.
Keines von beiden ist eine Funktion. Beide sind dieselbe Idee, dreimal: die Festlegung an eine Stelle legen und darauf zeigen, statt das Ergebnis überall zu wiederholen.
Das Nachschlagen
Zwei Wege, einen Preis neben eine Nummer zu setzen
Keine Haken auf dieser Seite, denn welche Spalte richtig ist, entscheidet der Rechner, an dem Sie sitzen, und nicht die Sache.
Die letzte Zeile ist auf beiden Seiten dieselbe, und sie steht hier, weil sie die Zeile ist, bei der ein Unterschied erwartet wird. Geschützt wird die Formel durch die Benennung und nicht durch die Wahl der Funktion.
Wo der Klickpfad aufhört: der Stillstand, der wie Können aussieht
Hier bleiben die meisten stehen, und es ist unsichtbar, weil es genau wie Können aussieht. Der Klickpfad wird auswendig gelernt: dieses Menü, jenes Register, das dritte Symbol. Er funktioniert, er ist schnell, und er ist in dem Moment nichts mehr wert, in dem die Fassung wechselt, das Menüband umgestellt wird oder die Datei im Browser aufgeht.
Der deutsche Aufpreis kommt obendrauf und macht den Stillstand länger. Wer nur den deutschen Namen hat, ist von der Hälfte der Erklärungen abgeschnitten, weil die auf Englisch geschrieben sind. Wer nur den englischen hat, findet den Menüpunkt nicht. Zehn Jahre davon erzeugen jemanden, der in einem Programm auf einem Rechner schnell ist und daneben hilflos, und der begründet vermutet, die Software werde geändert, um ihn zu ärgern.
Die Probe ist, ob eine Antwort umzieht. Ein Mensch mit den Namen findet die Sache in einer Fassung, die er nie geöffnet hat, in einem Menü, das verschoben wurde, und in Google Tabellen, wo dieselben Wörter für dieselben Ideen stehen. Ein Mensch mit den Koordinaten muss jedes Mal neu angelernt werden, und dieses Nachlernen ist es, was das Fach endlos wirken lässt.
Drei Programme, ein Vorrat: was 2026 zu öffnen ist
Excel ist das Programm, das zu können ist, in der Fassung, die vor Ihnen steht, und abgelöst hat es das gedruckte Handbuch, das noch von einer einzigen Fassung ausgehen konnte. Die nützliche und selten genutzte Tatsache: Excel für das Web ist mit einem Microsoft-Konto kostenlos und trägt den aktuellen Funktionsvorrat. Wer auf einem Rechner mit Office 2019 sitzt, öffnet dieselbe Datei im Browser und benutzt die neuere Funktion dort. Das ist oft der schnellere Weg, als eine Lizenz zu beantragen.
LibreOffice Calc ist kostenlos, öffnet und schreibt xlsx und hat den Kauf eines Pakets abgelöst, nur um eine zugeschickte Datei zu lesen. In deutschen Verwaltungen ist es häufig das Programm auf dem Tisch, und Schleswig-Holstein hat 2024 den Umstieg seiner Landesverwaltung auf quelloffene Software beschlossen. Die ehrliche Grenze liegt an den Rändern: Die Formeln oben laufen, eine Mappe voller Makros, Pivotdiagramme und bedingter Formatierung kommt nicht sauber herüber.
Google Tabellen ist mit einem Konto kostenlos und hat die Arbeitsmappe abgelöst, die herumgeschickt und von Hand zusammengeführt wurde, was in überraschend vielen Büros immer noch der Ablauf ist. Der Funktionsvorrat ist dort für alle derselbe, ein Fassungsproblem lässt sich also umgehen statt lösen. Zwei Dinge kosten es: Sehr große Tabellen und viel bedingte Formatierung sind dort langsamer als auf einem Excel am Rechner, und die Funktionsnamen hängen an der Spracheinstellung des Kontos, nicht an der Datei, weshalb zwei Menschen dieselbe Zelle als SUMMEWENNS und als SUMIFS lesen.
Sechs Bereiche, eine Frage: der Raum und nicht das Fach
Unter Excel liegen neun Seiten, und dort kommen die meisten an, meistens mit einer Formel, die nicht tut, was eine Anleitung versprochen hat. Word ist eine Idee lang, und es ist die von oben. PowerPoint sind der Master, der Platzhalter und die wenigen Dinge, die eine Mappe für andere bearbeitbar machen.
Das Programm, in dem der halbe Tag vergeht, ist das, auf dessen Erlernen niemand kommt, weil E-Mail keine Fähigkeit sei: In Outlook und Mail kaufen Regeln und Suchoperatoren die meiste Zeit je investierter Stunde zurück. Das gemeinsame Arbeiten an derselben Datei hat sich seit 2020 am stärksten geändert, und dort richten die Gewohnheiten aus der Zeit des E-Mail-Anhangs den größten Schaden an. Die übrigen Anwendungen liest man am besten in der Woche, in der jemand eine Datei daraus schickt.
Dieses Fach ist der Raum und nicht die Sache. Was in dem Raum getan wird, steht anderswo: Eine Tabelle mit einer Kette abhängiger Vorgänge gehört zu Projektmanagement, ein Dokument, das zum Handeln geschrieben ist, zu Kommunikation, und die Stunden, die das Postfach nimmt, werden in Selbstorganisation gezählt. Alle sechs stehen unter Arbeitsorganisation.
Kerstin stößt diese Woche auf das Nächste, und es ist kein Softwareproblem: Die Tabelle stimmt, und niemand traut ihr. Ihr Preisnachschlag läuft jetzt und gibt eine Zahl aus, die drei Menschen weiterhin von Hand gegen eine ausgedruckte Liste prüfen, weil sie immer gegen das Papier geprüft haben und ihnen nie jemand gezeigt hat, warum die Datei verlässlicher ist als der Ausdruck. Wo dieser Satz gesagt wird, steht in Zusammenarbeit.