هر جواب درستی در این موضوع با یک پرسش شروع می‌شود که تقریباً هیچ آموزشی نمی‌پرسدش: روی کدام نسخه نشسته‌اید. اسم تابع را در یک سلول خالی تایپ کنید؛ اگر خودش کامل شد نسخه به‌روز است، و اگر سلول #NAME? داد، دستور آن آموزش برای این دستگاه نوشته نشده. این چهار ثانیه است و بیشتر ساعت‌هایی را که اینجا هدر می‌رود همان‌جا برمی‌گرداند.
جواب مهمش این است که کار هیچ‌وقت متوقف نیست. جست‌وجوی قیمت کنار یک کد، روی هر نسخه‌ای که هنوز کسی رویش کار می‌کند، یک فرمول دارد: =INDEX(prices, MATCH(A2, codes, 0)). کدی را که در A2 است داخل ستون کدها پیدا می‌کند، شماره سطرش را برمی‌دارد، و قیمت همان سطر را از ستون قیمت‌ها برمی‌گرداند. آن صفر یعنی تطابق دقیق و نوشتنش اجباری است، چون بی‌آن، اکسل روی فهرست مرتب‌نشده جواب اشتباه می‌دهد و خطا هم نمی‌دهد. INDEX و MATCH در هر نسخه‌ای که هنوز کسی رویش کار می‌کند هست.
دومین فرمولی که کار روزانه را می‌برد جمع شرطی است: =SUMIFS(hours, person, A2, month, B2)، که ساعت‌ها را فقط برای همان نفری که در A2 است و همان ماهی که در B2 است جمع می‌زند. با همین دو تا می‌شود بیشتر گزارش‌های ماهانه یک واحد را ساخت، و هیچ‌کدام به نسخه ۲۰۲۱ به بعد نیاز ندارند.
یک عادت هم هست که هر دو فرمول را از شکستن نجات می‌دهد: یک بار به یک محدوده اسم بدهید تا فرمول با جابه‌جا شدن ستون نشکند. ستون قیمت را انتخاب کنید، اسمش را prices بگذارید، و از آن به بعد اضافه شدن یک ستون وسط جدول هیچ فرمولی را خراب نمی‌کند. این کاری است که هر دو نسخه قدیم و جدید یکسان انجامش می‌دهند، و همان چیزی است که فرمول را حفظ می‌کند، نه انتخاب تابع.
تله‌ای که فقط در فارسی هست: دو کد که یکی به نظر می‌آیند و برابر نیستند
این صحنه را هر کسی که با داده فارسی کار کرده دیده است. فهرست کالا از یک سامانه بیرون آمده، فهرست قیمت را کسی دیگر تایپ کرده، و MATCH روی نصف سطرها خطا می‌دهد در حالی که دو سلول روی صفحه دقیقاً یک شکل‌اند. علتش فرمول نیست. حرف «ی» و حرف «ک» در فارسی و در عربی دو نویسه جدا با دو شماره جدا هستند و بسته به صفحه‌کلید و به سامانه‌ای که خروجی داده، هر کدام ممکن است بیاید. اکسل متن را نویسه به نویسه مقایسه می‌کند، پس دو رشته‌ای که برای چشم یکی‌اند برای او دو چیزند.
راه‌حلش یک ستون کمکی است که همه‌چیز را به یک شکل می‌آورد: =SUBSTITUTE(A2, UNICHAR(1610), UNICHAR(1740))، و اگر کاف هم درگیر است یک SUBSTITUTE دیگر رویش، از UNICHAR(1603) به UNICHAR(1705). بعد MATCH را روی همین ستون یکسان‌شده ببندید نه روی ستون خام. تابع UNICHAR از Excel 2013 به بعد هست؛ روی نسخه قدیمی‌تر همین کار را یک بار با جست‌وجو و جایگزینی روی کل ستون انجام دهید و نتیجه‌اش یکی است. این مسئله داده است نه مسئله تابع، و XLOOKUP هم دقیقاً همین‌جا شکست می‌خورد.
ایست: دنبال کردن آموزشی که برای نسخه دیگری ضبط شده
اینجا جایی است که آدم‌ها می‌ایستند و نمی‌دانند ایستاده‌اند. آموزش می‌گوید XLOOKUP بنویسید، سلول #NAME? می‌دهد، و کسی که این را می‌بیند نتیجه می‌گیرد که اکسل را بلد نیست. بعد یک آموزش دیگر باز می‌شود که همان تابع را نشان می‌دهد، و یک بعدازظهر روی چیزی می‌رود که از اول روی این دستگاه وجود نداشته. XLOOKUP در Office 2019 و Office 2016 نیست، و بخش بزرگی از کسانی که این صفحه را می‌خوانند روی همان‌ها کار می‌کنند، اغلب روی نسخه‌ای که خودشان نخریده‌اند و به‌روز هم نمی‌شود.
چیزی که این را ایست می‌کند نه نسخه است نه تابع؛ این است که خطا را به حساب خودشان می‌گذارند به‌جای آنکه به حساب دستگاه بگذارند. #NAME? حرف روشنی می‌زند و آن حرف این است که این اسم اینجا وجود ندارد. کسی که این جمله را یک بار بشنود، دفعه بعد به‌جای بستن آموزش، دنبال معادل قدیمی‌ترش می‌گردد و پیدایش هم می‌کند.
آزمونی که چهار ثانیه است
پیش از خواندن هر دستوری، در یک سلول خالی اسم تابع را تایپ کنید و ببینید فهرست پیشنهاد باز می‌شود یا نه. باز شد، آموزش را همان‌طور که نوشته شده جلو بروید. باز نشد، سه جایگزین همیشه جواب می‌دهند: INDEX و MATCH به‌جای XLOOKUP، SUMIFS به‌جای توابع آرایه‌ای تازه، و یک ستون کمکی به‌جای نتیجه‌ای که خودش در صفحه سرریز می‌شود.
دو ایده در ورد و پاورپوینت که از هر ارتقایی جان سالم به در می‌برند
در ورد یک ایده تمام تفاوت را می‌سازد: تیتری که فقط درشت و سیاه است تیتر نیست، متن عادی سیاه‌شده است. تیتر یعنی سبک Heading 1 یا Heading 2، و وقتی سبک داشته باشد، فهرست مطالب خودکار ساخته می‌شود، پنجره ناوبری کار می‌کند، و شماره‌گذاری نمی‌پرد. در متن فارسی یک سود سوم هم دارد: جهت بند در سبک تعریف می‌شود، پس سندی که سبک‌دار است با باز شدن روی دستگاه دیگری راست‌به‌چپ می‌ماند، و سندی که فقط دستی قالب خورده نمی‌ماند.
در پاورپوینت هم یک ایده: قلم را در الگوی اسلاید عوض کنید، نه روی تک‌تک اسلایدها. یک بار در الگو، و هر اسلاید تازه هم همان را می‌گیرد. برای فارسی این تنها راه عملی است، چون قلم فارسی روی دستگاهی که آن قلم را ندارد جایگزین می‌شود و یک فایل چهل اسلایدی که دستی قالب خورده باشد، روی لپ‌تاپ اتاق جلسه چهل بار باید درست شود.
جست‌وجوی مقدار
دو راه برای گذاشتن قیمت کنار یک کد
اینجا تیکی نیست، چون اینکه کدام ستون درست است را دستگاهی تعیین می‌کند که پشتش نشسته‌اید، نه برتری یکی بر دیگری.
سطر آخر همانی است که در دو ستون یکی است، و به همین دلیل آنجاست: همان سطری است که انتظار می‌رود فرق داشته باشد. چیزی که فرمول را حفظ می‌کند نام‌گذاری است، نه انتخاب تابع.
با چه چیزی کار کنید، و هر کدام جای چه چیزی را گرفت
اکسل، روی هر نسخه‌ای که جلوی شماست، جای دفترچه راهنمای چاپی را گرفت که می‌توانست فرض کند فقط یک نسخه وجود دارد. همان فرض است که امروز غلط است. اکسل تحت وب با یک حساب مایکروسافت رایگان است و مجموعه توابع امروزی را دارد، و باز کردنش از ایران واسطه می‌خواهد؛ اگر واسطه‌ای در کار نیست، همان نسخه نصب‌شده روی دستگاه با INDEX و MATCH تمام کار این صفحه را انجام می‌دهد.
Google Sheets جای ایمیل کردن یک فایل و دستی ادغام کردن جواب‌ها را گرفت. با یک حساب گوگل رایگان است و مجموعه توابع امروزی را برای همه دارد، بدون اینکه کسی نسخه‌اش را ارتقا داده باشد، که در تیمی با پنج دستگاه و پنج نسخه متفاوت خودش نصف مسئله را برمی‌دارد. رسیدنش از ایران هم واسطه می‌خواهد.
LibreOffice Calc جای خریدن یک مجموعه فقط برای خواندن فایلی را گرفت که کسی برایتان فرستاده. رایگان است، xlsx را باز می‌کند و می‌نویسد، و همان INDEX و MATCH را دارد. اسم توابع یکی است و تفاوت‌ها جای دیگری است: بعضی قالب‌بندی‌های شرطی و ماکروها یک‌به‌یک منتقل نمی‌شوند، پس فایلی که قرار است رفت‌وبرگشت کند را با همان چیزی بسازید که مقصد دارد.
شش برنامه، و پرسشی که هیچ‌کدام برنمی‌دارند
از پرکاربردترین ابزار تحلیل جهان شروع کنید، چون هر شش تا با آن نسبت دارند و دنباله بلند این شاخه هم آنجاست. سندهایی که قالبشان به هم نمی‌ریزد همان یک ایده سبک است. اسلاید، هر نظری که درباره‌شان داشته باشید همان یک ایده الگوست. برنامه‌ای که بیشتر روز در آن می‌گذرد جایی است که بیشترین ساعت واقعی صرف می‌شود، کار کردن در یک سند، در یک زمان همان چیزی است که نسخه‌های متفاوت را بی‌اثر می‌کند، و بقیه مجموعه که سرِ راهتان می‌آیند برای وقتی است که فایلی می‌رسد که با هیچ‌کدام از این پنج تا باز نمی‌شود.
این موضوع اتاق است، نه یک مهارت، و همسایه‌هایش کار داخل همان اتاق‌اند. همان صفحه‌ای که زنجیره یک پروژه را حساب می‌کند مالِ تحویل دادن چیزی تا یک تاریخ، همراه با آدم‌های دیگر است، سندی که کسی باید بخواند و تصمیم بگیرد مالِ فهمیده شدن، در هر شکلی که کار به خود می‌گیرد، و ساعت‌هایی که در صندوق ایمیل می‌رود مالِ انجام دادن کار خودتان، به شکلی که بشود رویش حساب کرد. همه زیر اداره کردن کار، پول گرفتن، و نرم‌افزاری که کار در آن جریان دارد می‌نشیند.
پرسشی که هیچ‌کدام از این شش برنامه برنمی‌دارد این است که چه کسی تصمیم می‌گیرد نسخه‌ها یکی شوند. تا وقتی پنج دستگاه یک واحد پنج نسخه متفاوت دارند، هر فایل مشترکی روی ضعیف‌ترینشان نوشته می‌شود و هر ساعتی که برای دور زدن این خرج می‌شود، هزینه تصمیمی است که کس دیگری نگرفته. آن تصمیم فنی نیست و صفحه‌اش هم اینجا نیست.