آموزش نامه و گزارش کاریانگلیسی برای کار

۰۱ هشت قاعده شکل گزارش

• the recommendation goes in the first line. پیش از هر توضیحی و پیش از هر داده‌ای.
• the opening paragraph answers the question. طرح نمی‌کند، جواب می‌دهد.
• the reasoning is for the reader who wants to check. برای اثبات نیست، برای بررسی است.
• the appendix holds the working and the options rejected. کار انجام‌شده حذف نمی‌شود، جابه‌جا می‌شود.
• a skimmed report should still deliver the point. سنجه واقعی همین است.
• recommend, then justify. همان ترتیب، در هر بخش تکرار می‌شود.
• one page, then annexes. طول صفحه اول ثابت است، هرقدر هم کار پشتش زیاد باشد.
• the subject line states the decision needed. در ایمیل، خط موضوع اولین سطر گزارش است.

۰۲ چرا شکل مقاله‌ای غلط نیست، و اینجا کار نمی‌کند

شکل مقاله‌ای برای خواننده‌ای طراحی شده که موظف است تا آخر بخواند، مثل استادی که برگه را تصحیح می‌کند. آن خواننده در دانشگاه هست و تقریباً هیچ‌جای دیگری نیست.

خواننده کاری در هر پاراگراف تصمیم می‌گیرد ادامه بدهد یا نه، و اگر نتیجه‌گیری آخر باشد، تصمیمش را پیش از رسیدن به آن گرفته است. یعنی گزارشی که مروری خوانده شود، در شکل مقاله‌ای نکته‌اش را از دست می‌دهد و در شکل گزارشی، نکته‌اش دقیقاً همان بخشی است که خوانده شد.

۰۳ جایی که کار می‌ایستد: نامه اداری فارسی، همان شکل مقاله‌ای است

نامه اداری فارسی معمولاً با زمینه شروع می‌شود، بعد شرح، بعد استدلال، و درخواست در بند آخر می‌آید. این ترتیب در فارسی درست و مودبانه است و کسی که برعکسش کند تند به نظر می‌رسد.

کیانوش دو سال گزارش‌هایش را همین‌طور می‌نوشت و شکایتی هم نبود. تنها چیزی که می‌دید این بود که تصمیم‌ها دیر گرفته می‌شدند و مدیرها معمولاً می‌پرسیدند خلاصه‌اش چیست، که یعنی صفحه اول کارش را نکرده بود.

راهش وارونه کردن سند است و نه کوتاه کردنش. همان محتوا را نگه دارید، بند آخر را ببرید اول، و باقی را زیرش بچینید. طول سند عوض نمی‌شود و کاری که می‌کند کاملاً عوض می‌شود.

۰۴ سنجه‌ای که می‌گوید شکل درست است یا نه

هیچ ابزاری لازم نیست جز یک آزمون سی ثانیه‌ای: فقط جمله اول هر بند را بخوانید، از اول تا آخر سند. اگر همان چند جمله کل تصمیم و دلیلش را می‌گویند، شکل درست است. جای فرستادن سند برای همکار و پرسیدن نظرش را می‌گیرد، که معمولاً کل سند را می‌خواند و به همین دلیل نمی‌تواند بگوید مروری خواندنش چطور است.

۰۵ خطا: پنهان کردن گزینه‌های رد شده

وقتی توصیه اول می‌آید، وسوسه این است که کارِ پشتش حذف شود تا سند کوتاه بماند. آن کار حذف نمی‌شود و جابه‌جا می‌شود: گزینه‌هایی که بررسی و رد شده‌اند در پیوست می‌روند، و همان‌ها چیزی هستند که خواننده دقیق دنبالشان می‌گردد.

حذفشان دو هزینه دارد: خواننده فکر می‌کند بررسی نشده‌اند، و در جلسه همان‌ها را دوباره پیشنهاد می‌دهد. ترتیب داخل هر بند هم همان چیزی است که در یک ایده، یک جمله آغاز، و پیوند با بند بعدی باز شده، و شکل نامه‌ای که همراه سند می‌رود در شروع و پایان، و لحنی که هر موقعیت می‌خواهد.

پرسش بعدی این است که وقتی همین سند در جلسه ارائه شود چه شکلی می‌گیرد. ساختار گفتاری با ساختار نوشتاری یکی نیست و در علامت‌گذاری مسیر، گذارها، و پرسش‌هایی که بعدش می‌آید جدا شده است.