آموزش ایمیل انگلیسیرایتینگ انگلیسی

۰۱ هشت عبارت، در چهار موقعیت

• Dear Dr Rahimi. برای کسی که نمی‌شناسید و عنوانش را می‌دانید. نام کوچک نمی‌آید.
• Yours sincerely. جفت همان شروع، وقتی نام طرف را می‌دانید.
• Hi Sam. برای همکار، در هر موقعیتی، و در بیشتر شرکت‌ها حتی برای مدیر.
• Best regards. پایان بی‌خطر، که تقریباً در هر خانه‌ای می‌نشیند.
• when you have a moment. نرم‌کننده درخواست میان همکارها. یکی کافی است.
• no reply needed. وقتی چیزی نمی‌خواهید، و همین یک عبارت نامه را کوتاه می‌کند.
• apologies for the short notice. عذرخواهی مشخص، برای یک چیز مشخص.
• happy to jump on a call if easier. پیشنهاد جایگزین، که در نامه‌های کاری بسیار رایج است.

۰۲ محورها درباره رابطه‌اند، نه درباره سمت

مدیرعامل شرکت طرف مقابل، اگر هفته‌ای دو بار با شما نامه‌نگاری می‌کند، در خانه همکار است و نه در خانه غریبه. سمت، لحن را کمی جابه‌جا می‌کند و شما را به خانه دیگری نمی‌برد؛ یکی گرفتن این دو، همان چیزی است که نامه رسمی به کسی می‌فرستد که با او ناهار می‌خورید.

خانه چهارم، یعنی همکار و بدون درخواست، جایی است که رسمی نوشتن بیشترین دیده شدن را دارد و بیشترین تکرار را. نامه‌ای که فقط می‌خواهد بگوید فایل رسید و با یک سلام رسمی و سه جمله تشکر شروع می‌شود، از نامه‌ای که کمی زیادی خودمانی است عجیب‌تر خوانده می‌شود.

۰۳ جایی که کار می‌ایستد: تعارف، که در انگلیسی جایی برای نشستن ندارد

نامه اداری فارسی با یک بند تشریفات باز می‌شود: سلام و احترام، تشکر از وقتی که گذاشته‌اید، و آرزوی موفقیت. هیچ‌کدام از این‌ها در انگلیسی معادلی ندارند و ترجمه مستقیمشان بد است، نه به این معنا که غلط باشد، بلکه به این معنا که خواننده نمی‌فهمد چرا نوشته شده‌اند.

شیرین در پیش‌نویس اولش می‌نوشت I hope this email finds you well and I would like to thank you in advance for your kind attention، که هر دو جمله انگلیسی درست‌اند و کنار هم، پیش از هر خبری، خواننده را منتظر یک درخواست بزرگ می‌گذارند. درخواست بعدی معمولاً کوچک بود.

جایگزینش یک نرم‌کننده است و نه چهارتا. یک عبارت، درست پیش از خود درخواست، دقیقاً همان کاری را می‌کند که کل آن بند می‌خواست بکند. باقی نامه با خبر شروع می‌شود، و همان کوتاهی در انگلیسی محترمانه خوانده می‌شود.

۰۴ ابزاری که لحن را می‌سنجد، نه درستی را

یک مدل زبانی تا ۲۰۲۶ برای همین یک کار خوب است: پیش‌نویس خودتان را بگذارید و بپرسید این نامه چه رابطه‌ای میان نویسنده و خواننده فرض کرده است. نپرسید درست است یا نه، چون درست است. جای فرستادن پیش‌نویس برای همکار انگلیسی‌دان را می‌گیرد، که می‌گوید مشکلی ندارد. در این حد رایگان است، و دسترسی مستقیم از ایران باز نیست و عملاً با واسطه انجام می‌شود.

۰۵ خطا: عذرخواهی برای وجود داشتن

پرتکرارترین الگو در نامه‌های فارسی‌زبان‌ها، عذرخواهی برای مزاحمت است: sorry to bother you و I hope I am not disturbing you. هیچ انگلیسی‌زبانی این را در نامه کاری نمی‌نویسد، چون نوشتن نامه کاری مزاحمت نیست.

عذرخواهی وقتی درست است که چیز مشخصی باشد که برایش عذرخواهی می‌کنید، مثل سطر هفتم آن فهرست. لحن این عبارت‌ها روی طیف رسمی و غیررسمی همان چیزی است که در چند واژه لازم است، و کدام چند واژه اندازه‌گیری می‌شود، و ترتیب خبر و درخواست در بدنه نامه همان ترتیب بند است که در یک ایده، یک جمله آغاز، و پیوند با بند بعدی آمده.

پرسش بعدی این است که در بدنه نامه چه بنویسید. جفت شروع و پایان درست، نامه‌ای را نجات نمی‌دهد که سه بند طول دارد و درخواستش در بند سوم است، و آن ترتیب کار ایمیل، مقاله و گزارشی که مثل ترجمه خوانده نشود است.